Některé žádosti o aktualizaci v centrální evidenci sbírek (CES), týkající se výčtu evidenčních čísel podle § 7 odst. 2 zákona č.122/2000 Sb. - přidávání, rušení a vyřazování evidenčních čísel, je nutné „vyzbrojit“ doložením důvodu požadavku. Systém CESonline na to konto vyžaduje a v jisté fázi zpracování dat dokonce zabrání dalšímu postupu v podání (dokončení) aktualizace sbírky. 

Takže u kterých typů změn je nutná povinná příloha a jak má vypadat? Z patnácti typizovaných formulářů (viz emuzeum.cz/okenko-do-ces/prehled-typizovanych-zmen-v-ces) jde o:
C1 a C15 - Přidávání nových sbírkových předmětů formou zaslání přírůstkových nebo inventárních čísel sbírkových předmětů. Dokládá se náhledem na vedení sbírkové evidence, která by měla obsahovat požadavky § 9: 

1. název a stručný popis jednotlivých sbírkových předmětů, popřípadě materiál, z něhož jsou vyrobeny, rozměry, hmotnost, časové zařazení, datum získání, identifikace autora nebo výrobce a další identifikační znaky, 
2. označení území, z něhož sbírkové předměty pocházejí, je-li známo, 
3. způsob a okolnosti nabytí jednotlivých sbírkových předmětů (například sběr, dar, dědictví, koupě), 
4. stav sbírkových předmětů, 
5. evidenční čísla jednotlivých sbírkových předmětů, 6. označení archiválií,2) jsou-li součástí sbírky;

Přílohu pak tvoří např. sken přírůstkové knihy, sken inventární karty, nebo pdf soubor generovaný z příslušné operativní evidence (BEMUS, BACH, Museion,…). Není nutné posílat tyto záznamy ke všem ev. číslům, stačí namátkově vybrané, třeba první a poslední. 

C 8 a C9 – vyřazování předmětů ze sbírky z důvodu neupotřebitelnosti a přebytečnosti. Dokládá se návrhem kurátora příslušné části sbírky. Jde o podrobné písemné sdělení vysvětlující tyto fyzické úbytky. Statutární zástupce správce sbírky by měl vyžadovat tyto návrhy s podpisem kurátora.  Viz emuzeum.cz/okenko-do-ces/neupotrebitelnost-nebo-prebytecnost 

C 10 a C11 – rušení čísel z důvodu mylného zápisu do CES. Dokládá se  stručným písemným vysvětlením. I zde by byl žádoucí podpis kurátora. Týká se čísel předmětů, které při prvotním zápisu sbírky již nebyly platné (vyřazeny ze sbírky), nebo nápravy omylu chybně zapsaného tvaru čísla (překlep). 

C13 a C14 – přidávání a rušení evidenčních čísel. Typicky se jedná např. o přesuny čísel v podsbírkách. V případě „přesunu“ čísel, musí být zřejmé do které části sbírky. Tato operace musí proběhnout jednokolově -  číslo nemůže být zrušeno a zařazeno „až někdy“. Dokládá se  stručným písemným vysvětlením. I zde by byl žádoucí podpis kurátora.

Povinné přílohy aktualizací by měly být ideálně v souborech typu pdf, v minimální velikosti. Obdobně v případě jpg příloh řešit jejich velikost minimalizací (služby online na internetu).  

Tyto soubory se vkládají přímo k aktualizovaným podsbírkám na „detail aktualizace“ (ikona lupy úplně vpravo):