Centrální evidence sbírek je informační systém s dálkovým přístupem (http://ces.mkcr.cz/), který spravuje Ministerstvo kultury. Je seznamem sbírek muzejní povahy, t.j. oněch nedělitelných věcí hromadných,  spravovaných podle zákona č. 122/2000 Sb. a chráněných ve veřejném zájmu.  Součástí zápisu sbírky do CES je – mimo jiné – výčet evidenčních čísel sbírkových předmětů, které sbírku tvoří a CES tak vymezuje také všechny sbírkové předměty (přírodniny nebo lidské výtvory nebo jejich soubory), nakládání s nimiž se řídí citovaným zákonem. [1]

            Protože sbírka je „živá“, t.j. rozrůstá se získáváním nových přírůstků a může ubývat vyřazováním sbírkových předmětů z důvodů uvedených v zákoně č. 122/2000 Sb. [2], je třeba výčet evidenčních čísel zapsaných v CES aktualizovat, t.j. přidávat evidenční čísla nových přírůstků a vyřazovat evidenční čísla „úbytků“. Žádat o aktualizaci je povinností správce sbírky.

            CES obsahuje také slovní, popřípadě obrazovou charakteristiku sbírky pro badatele a zájemce z řad veřejnosti. Sbírky mohou být členěny na oborové části, tzv. podsbírky, podle přílohy č. 1 vyhlášky č. 275/2000 Sb. V takovém případě jsou pak slovní a obrazové charakteristiky uvedeny pro každou „podsbírku“.

        Většina sbírek ve vlastnictví České republiky a územních samosprávných celků musela být do CES zapsána do dvou let po nabytí účinnosti zákona č. 122/2000 Sb., tj. v roce 2002. V řadě případů správce sbírky povinnost splnil pouze formálně, tj. „nahrnul“ do CES všechna evidenční čísla, která byla zapsána v jeho sbírkové evidenci.  Tak se stalo, že do CES byla zapsána např. také evidenční čísla předmětů, které již byly dříve ze sbírky vyřazeny, předmětů, které ve sbírce fyzicky neexistovaly (ztráty, odcizení atp.), předmětů, které byly do sbírky zapsány omylem, nebyly majetkem vlastníka sbírky (byly v muzeu např. pouze deponované nebo zapůjčené) a naopak do CES nemohla být zapsána evidenční čísla předmětů, které sice ve sbírce fyzicky existovaly, ale nebyly v roce 2002 z nějakého důvodu ještě zapsány do sbírkové evidence. Tím se stalo, že výčet evidenčních čísel v CES neodpovídá skutečnému počtu sbírkových předmětů, které sbírku tvoří. Tato pochybení je třeba napravit, což se, bohužel, v některých případech ani po více než deseti letech nestalo.

            CES je veřejnosti přístupným informačním systémem s dálkovým přístupem.  Máte tedy možnost představit svou sbírku veřejnosti, a to v nejlepší možné společnosti ostatních významných sbírek muzejní povahy, pro veřejnost je zajímavá především slovní a obrazová charakteristika sbírky. Záleží jen na vás, jak tuto možnost využijete. Zatím jsou charakteristiky sbírek v CES velmi rozdílné – některé jen formálně naplňují to, co ukládá zákon a jejich informační hodnota pro veřejnost je velmi nízká, jiné jsou kvalitní a pro veřejnost zajímavé.

         Většina sbírek je členěna na oborové části, tzv. podbírky a pak se charakteristiky vztahují k nim. Je tomu tak proto, že většina sbírek v českých, moravských a slezských muzeích je víceoborová a členění na „podsbírky“ odpovídá jejich struktuře. V příloze prováděcí vyhlášky k zákonu jsou uvedeny počty sbírkových předmětů v jednotlivých oborech, při jejichž dosažení je vyčlenění oborové části („podsbírky“) povinností. V ostatních případech je to jen na vás, zda do CES oborovou část sbírky necháte zapsat. Tento princip ale nebyl vždy správně pochopen, někteří správci sbírek nechali do CES zapsat řadu „podsbírek“, v nichž počty sbírkových předmětů nedosahují počtů uvedených v příloze vyhlášky, což může působit jisté potíže. Lze to ale napravit, „podsbírky“ je možné slučovat.