K ověřování souladu evidenčních záznamů se skutečným stavem sbírkových předmětů slouží permanentní  inventarizace [1]. Pouze tak je možné ověřovat, že je sbírka uchovávána ve své celistvosti.

         Každoročně je správce sbírky povinen provést inventuru buď celé sbírky nebo určené části sbírky, učinit o tom záznam, případně vyhotovit protokol o zjištěných nesrovnalostech. Při inventuře se ověřuje stav sbírkových předmětů, potřeba jejich konzervování,  způsob uložení atp. a naopak se ověřuje, zda obsah evidenčního záznamu, vyhotoveného třeba už před mnoha lety, odpovídá nejen zákonu, ale také aktuální úrovni poznání a zda podle něj lze sbírkový předmět identifikovat. Inventura, samozřejmě, slouží především ke zjištění, zda sbírkové předměty existují a jsou uloženy tam, kde uloženy být mají. Inventarizace je tedy také významným nástrojem zmírňování následků případných krádeží a poškození sbírkových předmětů nepříznivými vlivy prostředí, protože umožňuje ztráty a poškození zjistit. 

         Podle počtu sbírkových předmětů ve sbírce jsou stanoveny lhůty, do kdy nejpozději musí být provedena úplná inventura všech sbírkových předmětů.

         Provedení inventury se zaznamenává do evidenčních záznamů. Provádění inventarizace je základním předpokladem pro udržování „zdraví“ vaší sbírky a správy vašeho nebo svěřeného majetku. A platí, že jsou-li sbírkové předměty pečlivě evidovány a přehledně uloženy, je inventarizace mnohem méně pracná.

         Novelou zákona č. 122/2000 Sb. zákonem č. 303/2013 Sb. byla definice sbírky muzejní povahy doplněna  o ustanovení „Má se za to, že sbírka je věcí hromadnou.“ Tím je řečeno, že sbírka představuje specifickou kulturní hodnotu, která není pouhým součtem hodnot jednotlivých sbírkových předmětů, které ji tvoří. Hodnota předmětu, která sama o sobě může být zanedbatelná, zařazením do sbírky může podstatně vzrůst a zároveň se tím zvyšuje také hodnota celé sbírky. V dobře tvořené sbírce každý sbírkový předmět přispívá k významu sbírky pro prehistorii, historii, umění, literaturu, techniku, přírodní či společenské vědy. Je-li tedy povinností správce sbírky uchovávat onu věc hromadnou, je nezbytné dbát na to, aby všechny sbírkové předměty skutečně byly ve sbírce fyzicky přítomné a kontrolovat jejich stav a uložení. Lze tedy říci, že permanentní inventarizace je základním prostředkem k tomu, aby sbírka neztrácela na významu a jako věc hromadná byla zachována pro příští generace. 

            A teď něco na odlehčení. Kdysi mi jeden kurátor sbírky s takřka vítězoslavným úsměvem řekl: „Známe se dlouho, budu k tobě upřímný. Nemysli si, že inventarizaci vždycky opravdu provádíme. Vyhotovíme o ní prostě zápis, kde jsou uvedena v příloze evidenční čísla „jako“ inventarizovaných předmětů, ten ti při případné kontrole předložíme a ty přece nemůžeš zjistit, jestli jsme inventuru fyzicky prováděli nebo ne. Cha, cha!“  Byl jsem k němu také upřímný a řekl jsem, že to, jestli inventuru skutečně poctivě provedli anebo ne, je mi vlastně docela jedno. Že při kontrole mě bude zajímat pouze to, zda je sbírka v pořádku. Pokud zjistím, že některý ze sbírkových předmětů chybí, jiné předměty jsou např. napadeny dlouhodobě biologickými škůdci a sbírkový předmět, který má být podle evidenčního záznamu tvořen souborem pěti věcí movitých, obsahuje ty věcí pouze tři, budu muset konstatovat porušení zákona č. 122/2000 Sb. – zanedbání ochrany před nepříznivými vlivy prostředí a neplnění povinnosti uchovávat sbírku v její celistvosti jako věc hromadnou. Pokud se zjištěné nedostatky v péči o sbírku budou týkat sbírkových předmětů, které podle zápisu byly nedávno inventarizovány a muzeum nepředloží protokol o tom, že tyto nedostatky byly při inventuře zjištěny a byla přijata opatření k jejich nápravě, budu konstatovat další porušení zákona – neprovádění řádné inventarizace, jíž je ověřování souladu evidenčního záznamu se skutečností. Cha, cha!  Na tomto přátelském rozhovoru bylo smutné to, že onen kurátor upřímně přiznal, že důvod pro inventarizaci vidí stále hlavně v tom, že je třeba formálně vyhovět zákonu a případné kontrole z ministerstva. A ještě smutnější je, že není zdaleka sám.