1. Smyslem inventarizace sbírkových předmětů je ověřování souladu evidenčních záznamů se skutečným stavem (ustanovení § 12 odst. 1 zákona č. 122/2000 Sb.), jinými slovy průběžná kontrola sbírkových předmětů a stavu sbírky jako věci hromadné (viz Část II odst. 2 tohoto pokynu), inventarizace je základním nástrojem pro udržování „zdraví“ sbírek. Inventarizací podle zákona č. 122/2000 Sb. je také plněna povinnost provádění inventur majetku vedeného v účetní evidenci organizace.
2. Nově jsou upraveny lhůty pro inventarizaci všech sbírkových předmětů, které tvoří sbírku, a to tak, že každá sbírka musí být inventarizovaná nejpozději v průběhu 10 let, sbírky čítající více než 200 000 sbírkových předmětů nejpozději v průběhu 15 let a sbírky čítající více než 500 000 sbírkových předmětů nejpozději v průběhu 20 let. Rozhodující již není počet věcí movitých, ale počet sbírkových předmětů uvedený v centrální evidenci sbírek.
3. Upřesňuje se, že první inventarizační období začíná běžet dnem zápisu sbírky do centrální evidence a končí inventarizací všech sbírkových předmětů, které byly k tomuto dni evidovány ve sbírkové evidenci, tj. byly k nim pořízeny evidenční záznamy v chronologické, systematické nebo chronologické i systematické evidenci, nejpozději však ve lhůtách podle odst. 1. Následující inventarizační období začíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po dni ukončení předchozího inventarizačního období.
4. Podle ustanovení § 9 odst. 1 písm. i) zákona č. 122/2000 Sb. je vlastník či správce sbírky povinen provádět inventarizaci (inventuru) každoroční. Proto je stanoveno, že inventarizační období končí nikoliv po uplynutí lhůty podle odst. 1, ale ukončením inventarizace všech sbírkových předmětů. Pokud tedy vlastník nebo správce sbírky provede inventarizaci sbírky čítající např. 20 000 sbírkových předmětů, pro niž platí povinnost úplné inventarizace nejpozději v průběhu 10 let, už např. za 6 let, nemůže další inventarizaci zahájit až za 4 roky, ale prvním dnem měsíce následujícího po dni ukončení inventarizace pro něj začíná inventarizační období následující.
5. Pro stanovení části sbírkových předmětů určených pro každoroční inventarizaci je rozhodující, aby vlastník či správce sbírky mohl prokázat, že každý sbírkový předmět ze sbírky podle počtu sbírkových předmětů byl v průběhu 10, 15, resp. 20 let od svého zařazení do sbírky (vyhotovení evidenčního záznamu v chronologické evidenci) nejméně jednou inventarizován, v průběhu 20, 30, resp. 40 let od svého zařazení do sbírky (vyhotovení evidenčního záznamu v chronologické evidenci) nejméně dvakrát inventarizován atp.
6. Změna vyhlášky vyšla vstříc sbírkově nejbohatším muzeím, v nichž je inventarizace velmi pracná, a proto i zdlouhavá, a zavedla pro ně 20 letý inventarizační cyklus. Početné sbírky v těchto muzeích jsou ale členěny na oborové části („podsbírky“), čítající jak řádově statisíce sbírkových předmětů (ojediněle i více než 500 000), tak třeba pouhé stovky sbírkových předmětů. Hrozí tak, že méně početná „podsbírka“ bude celá určena k inventarizaci již v prvním roce inventarizačního cyklu a v následujících 19 letech v ní inventarizace nebude probíhat. To by ale bylo v rozporu se smyslem inventarizace, jímž je průběžná kontrola sbírkových předmětů. Správci sbírek s 20 letým inventarizačním cyklem proto v Režimu zacházení se sbírkou nebo jednotlivými sbírkovými předměty, který jsou povinni vydat podle ustanovení § 9 odst. 1 písm. g) zákona č. 122/2000 Sb., stanoví pro inventarizaci každé „podsbírky“ postup shodný s inventarizací sbírek podle ustanovení § 3 odst. 1 vyhlášky č. 275/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Ve všech „podsbírkách“ tak budou probíhat každoroční inventarizace sbírkových předmětů, inventarizační cyklus bude završen ukončením inventarizace všech sbírkových předmětů – nejpozději ve lhůtách 10, 15 nebo 20 let od zahájení inventarizačního cyklu, podle počtu sbírkových předmětů v „podsbírce“. 
7. Doporučuje se, aby také správci sbírek, pro něž je stanoven 15 letý inventarizační cyklus, postupovali obdobně, jak uvedeno v odst. 6.
   

Zpracoval: RNDr. Jiří Žalman

Ilustrační foto: zdroj MK ČR

Ke stažení: NOVELA PROVÁDĚCÍ VYHLÁŠKY K ZÁKONU Č. 122/2000 Sb. A INVENTARIZACE SBÍRKOVÝCH PŘEDMĚTŮ