Sbírka muzejní povahy zapsaná v CES je definována v zákoně č. 122/2000 Sb. jako „sbírka ve své celistvosti významná pro prehistorii, historii, umění, literaturu, techniku, přírodní nebo společenské vědy...“. Základní princip jejího dalšího rozvoje tudíž spočívá v tom, aby byla ta významnost sbírky v její celistvosti přinejmenším zachována a v lepším případě umocňována či zvyšována [1]. Nově by měly být proto do sbírky zařazovány pouze takové předměty, které k tomu přispívají. A ze sbírky by měly být naopak vyřazovány ty předměty, jejichž přínos pro umocnění či zvýšení významu sbírky pominul (na základě vývoje poznání, nových technologií zkoumání se stávají pro sbírku přebytečnými či vzhledem k nevratnému poškození nebo zničení neupotřebitelnými) [2]. Sbírka by neměla mít charakter „řízené skládky“, ale měla by být zdrojem relevantních poznatků o přírodě nebo společnosti. Zařazovány do sbírky by měly být také pouze ty předměty, které lze jednoznačně popsat. Sbírejte, co uznáte za vhodné, ale ne všechno co získáte je nutné zařadit do sbírky. Některé získané předměty si to prostě nezaslouží, protože nemají schopnost sbírku zhodnotit a u jiných je třeba tuto schopnost ještě zvážit,  ověřit a lépe poznat. Předměty nezařazené do sbírky mohou sloužit jako doprovodná dokumentace ke sbírce, studijní materiál atp.

         Základní vymezení vaší sbírkotvorné činnosti –  v případě, že správcem sbírky je veřejné muzeum či galerie –  obsahuje zřizovací listina a v případě všech správců sbírek slovní a obrazová charakteristika sbírky či jednotlivých „podsbírek“ v CES.

            Řada sbírek je zatížena balastem, tj. jsou do ní zařazeny předměty, které k její vypovídací schopnosti o přírodě či společnosti nepřispívají, nepřispívají k jejímu významu pro prehistorii, historii, umění, literaturu, vědu, techniku, přírodní či společenské vědy… (viz definice sbírky podle ustanovení § 2 odst. 1 zákona č. 122/2000 Sb.). I s těmito předměty je ale správce sbírky povinen nakládat podle zákona, uchovávat je v odpovídajících podmínkách v depozitářích, evidovat je a inventarizovat atp. To, samozřejmě, správu sbírky zbytečně zatěžuje. Škodlivost přítomnosti balastu se ukázala také při povodních v roce 1997 a 2002, kdy byly s vysokým nasazením zachraňovány např. písemnosti-sbírkové předměty, byly zamrazeny, náročně (a nákladně) následně vysušovány, aby se poté zjistilo, že je mezi nimi řada sbírkových předmětů doslova bezcenných (např. výstřižky z jinde běžně dostupného tisku, kopie a multiplikáty atp.). Nemám teď na mysli předměty, které byly kdysi do sbírky zařazeny „v dobré víře“, že sbírku zhodnocují a po létech, s vývojem poznání, se ukázalo, že tomu tak není, což se může stát, ale předměty, jejichž minimální nebo dokonce nulový význam pro sbírku musel být znám už když byly do sbírky zařazovány, ale stalo se tak jaksi „preventivně s tím, že později se uvidí“ a po desetiletí zatěžovaly správu sbírky. A na jejich záchranu byly marně vynaloženy čas, úsilí, finanční prostředky…

            Stav sbírek, zvláště těch „vlastivědných“, tj. víceoborových, je také často obrazem střídání zaměstnanců muzeí. Ze sbírky např. poznáte, že koncem 50. let minulého století pracoval v muzeu botanik, který založil herbář, shromáždil dvě stovky herbářových položek běžných rostlin – odešel a až dosud žádný další botanik v muzeu nepracoval. Jindy zase  po historikovi, který se zabýval numizmatikou, zůstaly ve sbírce dvě krabice běžných mincí, ale žádný další numizmatik už do muzea nikdy nenastoupil atp.  Ale v podstatě bezcenné soubory rostlin a mincí se v muzeích desítky let uchovávají, evidují, inventarizují, ošetřují… o herbářové položky se „bokem“ stará třeba etnograf a o mince z 19. století archeolog,  aniž jsou (ani nemohou!) nějak využívány. Přitom by ale možná vhodně doplnily rozsáhlejší a odborně spravované soubory v jiných muzeích anebo by našly uplatnění třeba jako demonstrační materiál při práci s dětmi atp.

            Pro ilustraci slov o balastu uvedu příklady kuriózních sbírkových předmětů – součástí sbírek muzejní povahy určených k uchování pro příští generace jako součást národního kulturního pokladu, které jsem na vlastní oči viděl a texty z evidenčních záznamů si pečlivě opsal:

   nedopalek („špaček“) cigarety zn. Globus uložený v celofánovém sáčku, na sáčku štítek s přírůstkovým a inventárním číslem; název a stručný popis předmětu v evidenčním záznamu zněl: „Poslední cigareta, kterou vykouřil dne 3. června 1967 ředitel muzea pan … před tím, než byl odvezen záchrankou do nemocnice, kde mu diagnostikovali infarkt myokardu.“ Morbiditu mírní fakt, že pan ředitel se z infarktu zotavil a užíval si zaslouženého důchodu – a kouřil dál, spolupracoval s muzeem, osobně jsem s ním mluvil. Místo – malé vlastivědné muzeum v západních Čechách.

        silně potrhaná (pravá dolní část zcela chyběla) nástěnná mapa Československé republiky z roku 1958, nepochybně vydaná v mnoha exemplářích, označená přírůstkovým číslem; název a stručný popis předmětu v evidenčním záznamu zněl: „Mapa.“  Dále bylo uvedeno: „Původ neznámý.“ Místo – okresní (nyní krajské) vlastivědné muzeum v jižních Čechách.

        střep zelené keramiky, bez zdobení, nejspíš z těla drobné nádobky uložený v papírovém sáčku, na sáčku přírůstkové a inventární číslo; název a stručný popis předmětu na evidenčním záznamu zněl: „Keramický střep, prý možná chimuánská keramika.“  Dále uvedeno: „Provenience Amerika(???), není známo, jak se střep dostal do muzea. Pozoruhodnost.“ Místo – malé vlastivědné muzeum ve středních Čechách, které nemělo archeologickou „podsbírku“, ani žádný jiný předmět dokumentující středoamerickou kulturu.

         utržený pruh (cár) bílé látky, na jedné straně obroubený s našitou stužkou s inventárním číslem; v evidenčním záznamu uvedeno: „Blíže neurčená část oděvu (ženského?). Údajně nalezeno na půdě domu čp. 936, kde bydlel místní fotograf pan…“ Místo – malé obecní muzeum ve východních Čechách, v jehož sbírce – pokud si dobře vzpomínám – už žádné jiné textilie nebyly, kromě několika uniforem.

    dermoplastický preparát středně velkého ptáka na vysokých nohou, silně poškozený, takřka neurčitelný, pravděpodobně nějaký bahňák, na podstavci přírůstkové a inventární číslo; na evidenčním záznamu uvedeno: „Vodní pták, snad od rybníka Zahradník nebo ze zrušeného kabinetu místní školy. Dar pana…, který preparát našel na půdě domu, kam se nastěhoval a kde před tím bydlel učitel a lidový myslivec pan… s rodinou“  Místo – okresní (dnes krajské) muzeum ze západních  Čech, které nemá zoologickou „podsbírku“. Kromě „vodního ptáka“ tam měli ještě preparát hlavy lišky obecné, preparovaný jako trofej.