Pro snadnější naplnění požadavku, vyplývajícího z novelizované vyhlášky č.275/2000 Sb., týkajícího se doplnění obrazových charakteristik (fotografií) všech oborových částí sbírek v CES, byla vytvořena v elektronickém systému CES on-line (přístupy a uživatelskou podporu řeší z pověření Ministerstva kultury Moravské zemské muzeum) speciální funkcionalita, která umožňuje správci sbírky vkládání fotografií do systému přímo z počítače.

Vložené fotografie před samotným publikováním procházejí verifikací na Ministerstvu kultury. Povinnost doplnění obrazových charakteristik sbírky se týká sbírek ve vlastnictví České republiky nebo územního samosprávného celku. Vkládání fotografií je možno řešit souběžně s aktualizací sbírky – změnou výčtu evidenčních čísel, nebo jako samostatnou žádost. V obou případech je nutné písemně sdělit Ministerstvu kultury, že do systému byly vloženy obrazové charakteristiky a požádat o jejich zveřejnění.

Fotografie se k jednotlivým podsbírkám v systému CES on-line vkládají přes editaci jejího záznamu – ikona

V záznamu je dole sekce „Povinná obrazová dokumentace“. Fotografie se vkládají tlačítkem „Správa souborů“, které otevírá novou záložku v prohlížeči.

Vkládání je možné jak po jednotlivých fotografiích, tak souborně (multiupload).

Další návody a nápovědu najdete na webu CITeM a přímo v aplikaci CES on-line.

Pro vkládání a publikování obrázků platí některá omezení, která je nutné dodržet, jinak nebudou vkládané obrázky akceptovány:

- Maximální velikost souboru (typ jpg) je omezena na 500kB. Větší soubory budou odmítnuty (optimální pro daný účel se jeví rozměr 800 x 600 bodů).

- Pokud není popis vyplněn, není možné galerii odeslat ke schválení. Maximální velikost popisu obrázku je 200 znaků.

Pro vkládání obrázků do CES jsou vyhláškou stanoveny také počty obrázků, které musí muzea do CES dodat:

i. u sbírek nebo jejich oborových částí čítajících 5000 a méně sbírkových předmětů a u všech sbírek a oborových částí sbírek z oboru přírodních věd nejméně 25 digitálních fotografií opatřených názvem a stručným popisem sbírkového předmětu.

ii. u sbírek nebo jejich oborových částí čítajících 5001 a více sbírkových předmětů, s výjimkou sbírek nebo jejich oborových částí uvedených v bodě i), nejméně 50 digitálních fotografií opatřených názvem a stručným popisem sbírkového předmětu.

iii. nejméně 3 digitální fotografie dokumentující uložení nevystavené části sbírky nebo její oborové části.

V případě problému správce sbírky kontaktuje pracoviště CES (michal.janis@mkcr.cz), nebo pracoviště CITeM (ces@citem.cz).

Pozn.: Pokud správce sbírky nedisponuje potřebným editorem na úpravu rozměrů fotografií, může využít i nástroje volně dostupné na internetu, jako např. resizer.cz.