K inventarizaci
Datum konání: 30. 11. 1999
Dotaz:
Vážený pane doktore,
ráda bych se Vás zeptala ještě na jednu věc: jak má vypadat správná inventarizace (je rozdíl mezi revizí a inventarizací?)? Nejde mi o to, že mám porovnávat fyzický předmět s kartou, zjišťovat jeho identitu a stav apod. To mi je jasné. Spíše o ty formality. V zákoně 122/2000Sb § 12 se píše, že inventuru provádí inventarizační komise, kterou tvoří nejméně 3 osoby jmenované vlastníkem… a sepíší zápis.
Nám konečně kraj nařídil provést revizi sbírek, a proto k tomu musela přistoupit i ředitelka. My revizi samozřejmě provádíme už dlouhodobě, ale nikdy nebyla vůle provést kompletní. Ptám se tedy proto, abychom zase něco nedělali špatně - protože revizi děláme tak, že každý „kurátor“ (tj. 2 lidé) se snaží dohledat předměty mu svěřené - najdeme kartu, zkontrolujeme, zda jsou údaje totožné s předmětem a zda je karta přepsána do Bachu a na kartu doplníme např. „R 2009“ (pokud jsou nějaké nedostatky, např. že předmět zatím nebyl zapsán do CESu, tak kolegyně 2x za rok v těch stanovených termínech tyto záležitosti doplňuje) a sepisujeme seznam čísel nalezených, resp. inventarizovaných předmětů… ale děláme to každý sám a 2x za rok předáváme ředitelce seznam čísel.
Děkuji.
Odpověď:
Dobrý den, paní kolegyně! K Vašemu sdělení uvádím:
1. Říká-li zákon, že inventarizaci „provádí tříčlenná komise jmenovaná Vlastníkem“, znamená to, že komisi – v případě, že pro vlastníka sbírku spravuje právnická osoba (například příspěvková organizace-muzeum) – jmenuje tento správce, tj. muzeum, protože všechny povinnosti, které zákon stanoví pro vlastníka sbírky plní správce (muzeum), pokud je zřízen. Pokud zřízen není, tj. muzeum nemá právní subjektivitu, jmenuje komisi vlastník.
2. Jak si provádění inventarizace zorganizujete, tj. kdo ji konkrétně provádí („bere věci do ruky“) je na vás. Tříčlenná komise však musí podepsat zápis o provedení každoroční inventarizace (garantuje její správnost), případně protokol o zjištěných nesrovnalostech – a oznámení o provedení inventarizace je vlastník (správce, je-li zřízen) povinen každoročně poslat Ministerstvu kultury.
3. Pojem „revize“ zákon nezná a mohu se jen domnívat, že je jím myšleno totéž, co pojmem „inventarizace“, jíž zákon definuje a její provádění upravuje. V evidenčních záznamech v systematické evidenci (není-li vedena tak v chronologické evidenci) inventarizovaných sbírkových předmětů musí být záznam, že k inventarizaci došlo (viz ustanovení § 3 odst. 3 vyhlášky č. 275/2000 Sb.). Jak se provedení inventarizace zaznamenává, zákon neupravuje. Takže není podstatné, zda je použito označení „R“ nebo „INV“, ale vždy musí být uveden rok provedení inventarizace, aby označení bylo průkazné.
4. Zatím jste mi neprozradila, o kterou sbírku se jedná, kdo je jejím vlastníkem a správcem a nevím tudíž, kdy byla sbírka zapsána do CES. Byla-li do CES zapsána před deseti lety (většina sbírek byla do CES zapsána v roce 2002) a pokud ji tvoří méně než 200 tis. sbírkových předmětů, měla by být v roce 2012 již celá zinventarizovaná, tj. v evidenčních záznamech všech sbírkových předmětů, které byly součástí sbírky ke dni vydání osvědčení o zápisu sbírky do CES, musí být vyznačeno, že proběhla jejich inventarizace.
5. Jestli tomu dobře rozumím, nařídil zřizovatel provedení „revize“(?) všech předmětů sbírkového charakteru, včetně těch, které buď z nějakého důvodu nejsou zapsány ve sbírkové evidenci, nebo ve sbírkové evidenci zapsány jsou, ale z nějakého důvodu nebyla jejich evidenční čísla zapsána do CES. Taková „revize“ je chvályhodná a nutná (měla být provedena již dávno, tj. před zapsáním sbírky do CES!), ale není totožná s inventarizací, jejíž průběh je upraven zákonem a vyhláškou. Inventarizace se týká pouze sbírkových předmětů, jejichž evidenční čísla jsou zapsána v CES. Způsob provádění „revize“ si tudíž musíte stanovit sami (pokud vám jej nestanovil zřizovatel).
6. Provádění „revize“ nenahrazuje provádění inventarizace podle zákona! V rámci „revize“ však může být zároveň prováděna i řádná inventarizace podle zákona a do CES zapisována další evidenční čísla sbírkových předmětů, dosud v CES nezapsaná („náprava omylu“ nebo „nový přírůstek - starý sběr“).
7. Pokud by Ministerstvo kultury provedlo kontrolu dodržování zákona ve vaší sbírce a bylo by zjištěno, že ve sbírkové evidenci jsou zapsány věci movité, jejichž evidenční čísla nejsou zapsána v CES nebo by byly nalezeny věci movité jednoznačně sbírkového charakteru, které nejsou zapsány ve sbírkové evidenci ani v účetní evidenci, jednalo by se o vážné porušení zákona a nejspíš by byly uloženy sankce.
Na jakékoliv další konkrétní otázky jsem připraven odpovědět.
S pozdravem
RNDr. Jiří Žalman
Ke stažení: Dotaz k inventarizaci
Zdroj obrázku: http://ces.mkcr.cz/cz/sb.php?evc=ZMO/002-05-07/150002
Autor: emuzeum | Sekce: Vybrané odpovědi na dotazy správců sbírek | Tisk | Poslat článek
Centrum pro prezentaci kulturního dědictví © 2010, všechna práva vyhrazena. Vydává Národní muzeum.