Vyřazení sbírkového předmětu ze sbírkové evidence je nutným předpokladem pro jeho vyřazení ze sbírky. Do sbírky byl sbírkový předmět zařazen tak, že byl zapsán do sbírkové evidence správce sbírky a jeho evidenční číslo bylo zapsáno do CES. Při vyřazení je postup opačný – nejprve je evidenční číslo sbírkového předmětu na základě žádosti správce sbírky vyřazeno z CES a následně je evidenční záznam ve sbírkové evidenci správce sbírky označen slovem „VYŘAZENO“ s odkazem na doklady, na jejichž základě k vyřazení došlo.

 Vyřadit sbírkový předmět ze sbírky je možné pouze z důvodů uvedených v ustanovení § 9 odst. 1 písm. j) zákona č. 122/2000 Sb. Opodstatněnost vyřazení ze sbírkové evidence posuzuje podle ustanovení § 7 odst. 2 citovaného zákona Ministerstvo kultury. Pokud ministerstvo opodstatněnost vyřazení neshledá, evidenční číslo z CES nevyřadí a sbírkový předmět ze sbírky vyřadit nelze. Proto je nutné, aby žádost o vyřazení evidenčního čísla z CES obsahovala přílohu, podle níž je možné opodstatněnost vyřazení sbírkového předmětu ze sbírky posoudit.

 

 

            Neupotřebitelnost je definována v ustanovení § 9 odst. 5 zákona č. 122/2000 Sb. tím, že je předmět nevratně poškozen nebo fyzicky dožil.  V příloze je tudíž nutné doložit, že takový stav skutečně nastal.

V případě poškození sbírkového předmětu je proto nutné doložit, že předmět je skutečně poškozen nevratně, tj. není možná jeho záchrana prostřednictvím preparace, konzervování nebo restaurování. Dokladem je podrobný popis stavu sbírkového předmětu kurátorem sbírky a posudek preparátora, konzervátora nebo restaurátora a dále stanovisko Poradního sboru pro sbírkotvornou činnost.

            Poměrně časté jsou případy, kdy se v příloze žádosti uvádí, že restaurátorský zásah by byl sice možný, ale nutné náklady na něj nejsou úměrné významu sbírkového předmětu pro sbírku, případně je možné za ně pořídit sbírkový předmět stejný nebo podobný v dobrém stavu. Pak je na místě zvážit, zda nežádat o vyřazení z důvodu přebytečnosti či výměny a popisem stavu předmětu (případně posudkem preparátora, konzervátora či restaurátora) žádost pouze nedoplnit.

            V případě fyzického dožití předmětu je opět nutný posudek preparátora, konzervátora nebo restaurátora a vyjádření Poradního sboru pro sbírkotvornou činnost.

 

 

            Také přebytečnost je definována v ustanovení § 9 odst. 5 zákona č. 122/2000 Sb. tím, že předmět neodpovídá charakteru sbírky a nezhodnocuje ji. Příloha žádosti tuto skutečnost musí doložit, např. odkazem na zřizovací listinu organizace vymezující území, z nějž jsou převážně získávány sbírkové předměty a obory, v nichž je sbírka převážně tvořena, odkazem na charakteristiku sbírky v CES, a vyjádřením Poradního sboru pro sbírkotvornou činnost.

 

           

            Výměna představuje způsob zkvalitnění sbírky náhradou jednoho sbírkového předmětu za jiný. Je třeba vycházet z toho, že nahradit je možné pouze takový sbírkový předmět, který je pro sbírku přebytečný. V příloze žádosti je proto nutné zdůvodnit přebytečnost nahrazovaného sbírkového předmětu, tedy že neodpovídá charakteru sbírky a nezhodnocuje ji – nebo tento stav nastane, bude-li do sbírky zařazen jiný sbírkový předmět, zhodnocující sbírku jednoznačně více. Jinými slovy – musí být doloženo, že se výměnou vypovídací schopnost sbírky, jako věci hromadné, zvýší.

 

            Ztracený je sbírkový předmět, který nebyl nalezen při inventarizaci a nebyl dohledán v rámci opatření k nápravě zjištěného stavu (nařízení dohledat sbírkový předmět ve stanovené lhůtě). Ztracený sbírkový předmět je pro sbírku přebytečný, protože ji nezhodnocuje. 

           Ztráta sbírkového předmětu, k níž došlo prokazatelně jeho odcizením (krádež, vloupání) nebo je odcizení pravděpodobné, není důvodem pro vyřazení sbírkového předmětu ze sbírky. Podle zákona č. 101/2001 Sb., o navracení nezákonně vyvezených kulturních statků zanikne právo na navrácení sbírkového předmětu až uplynutím 75 let ode dne, kdy byl nezákonně vyvezen. Pro vymáhání předmětu ze zahraničí je důležité, aby žádající strana mohla předložit nezpochybnitelný doklad o tom, že předmět je (nikoliv byl) součástí veřejné sbírky. Takovým dokladem je evidenční záznam ke sbírkovému předmětu, který ze sbírky nebyl nikdy vyřazen.

 

Zpracoval: RNDr. Jiří Žalman