Každý správce majetku uchovávaného a užívaného ve veřejném zájmu je povinen tento majetek zjistit, evidovat jej a řádně se o něj starat. V případě sbírkových předmětů existuje pro evidenci ještě jeden, velmi podstatný, důvod. Přínos většiny sbírkových předmětů pro sbírku by byl jen malý nebo dokonce žádný, pokud by spolu s nimi nebyly uchovávány alespoň některé údaje o nich. Ty základní tvoří obsah evidenčního záznamu a jsou uvedeny v ustanovení § 9 odst. 1 písm. d) zákona č. 122/2000 Sb. Vést sbírkovou evidenci je proto základní povinností správce sbírky [1].

Sbírkovou evidenci tvoří evidenční záznamy ke všem sbírkovým předmětům. Vyhotovením evidenčního záznamu se z věci movité či nemovité nebo jejich souboru stává sbírkový předmět de facto (součást sbírky muzejní povahy spravované podle zákona č. 122/2000 Sb.), zapsáním evidenčního čísla, které je součástí evidenčního záznamu, do CES se z věci movité či nemovité nebo jejich souboru stává sbírkový předmět de iure. Evidenční záznamy se vedou v listinné podobě, záznamy vedené v elektronické podobě (v databázi počítače) představují pouze evidenci pomocnou.

Evidence ve sbírkách čítajících více než 3000 sbírkových předmětů je dvoustupňová – chronologická a systematická. Evidenční záznamy musí být autentizované a vedou se v přírůstkové knize (chronologická evidence), v inventární knize nebo na zvláštních katalogizačních listech (systematická evidence).  Evidenční záznamy v chronologické evidenci jsou uloženy odděleně (v jiné místnosti) od záznamů v systematické evidenci.   

            Je to zvláštní – ačkoliv nikdo rozumný nepochybuje o tom, že uchovávat ke sbírkovým předmětům alespoň základní údaje je nutné, na vedení sbírkové evidence si muzejníci stále stěžují, ale co více, vedou ji mnohde stále ještě jen formálně, takže evidence neplní svůj účel. Zvláštní je i to, že se muzejníci často brání vyřazovat ze sbírky balast, předměty, které nepřispívají k významu sbírky pro poznání přírody a společnosti a odůvodňují to tím, že je zachraňují a třeba se jednou ukáže, že významné jsou, ale nechtějí rozumět tomu, že předměty, které mohou k významu sbírky přispět velmi podstatně a které s velkým úsilím pro sbírku získali, se takovým balastem mohou stát pro příští generace muzejníků jen proto, že k nim budou chybět alespoň základní údaje.  Evidence sbírkových předmětů představuje základ muzejního řemesla, jehož podcenění může znehodnotit i kvalitní sbírku tvořenou na vědeckém základě.