Sbírkovým předmětem je podle ustanovení § 2 odst. 2 zákona č. 122/2000 Sb. věc movitá nebo nemovitost nebo soubor těchto věcí. Sbírkovým předmětem může být – nikoliv musí(!) –  soubor věcí movitých nebo nemovitých pouze v některých případech, uvedených v ustanovení § 2 odst. 2  vyhlášky č. 275/2000 Sb.  Je jen na vás, zda této možnosti využijete. Udělejte to vždy tehdy, když je to pro sbírku prospěšné, t.j. když soubor věcí movitých či nemovitých lépe zhodnotí sbírku. Nejen tedy tehdy, když je taková evidence snazší, ale např.  také tehdy, když jednotlivé věci movité (např. různé fragmenty, přírodniny atp.) by bylo obtížné či dokonce nemožné nezaměnitelně popsat, zatímco jejich soubory nezaměnitelně popsat lze. Je třeba mít na paměti, že sbírkové předměty musí být identifikovatelné podle evidenčního záznamu, t.j. zejména na základě názvu a stručného popisu. Pokud nejste schopni popsat např. více věcí movitých jinak než jako „zlomek z těla keramické nádoby“ a tyto zlomky pocházejí z jedné lokality a byly získány jedním archeologickým výzkumem jednoho konkrétního objektu, nelze názvem a popisem více sbírkových předmětů odlišit a je proto namístě využít možnosti evidovat jejich soubor jako jeden sbírkový předmět.  Zároveň ale není vhodné tuto možnost nadužívat tam, kde to není pro sbírku prospěšné. Je-li to účelné a také možné, je vždy vhodnější evidovat jako jeden sbírkový předmět jednu věc movitou či nemovitou.

         Možná nejlépe to lze vysvětlit na příkladu archeologických nálezů. Např. v rámci jednoho záchranného archeologického výzkumu je pro sbírku získáno z jednoho objektu pět celých keramických nádob, pět dalších ve stavu, kdy je možné je slepit a doplnit, dvacet zlomků zdobených či profilovaných okrajů nádob, pět kovových nástrojů a sto padesát neidentifikovatelných keramických zlomků z těl nádob. Celé a rekonstruovatelné nádoby, zdobené či profilované zlomky okrajů nádob, kovové nástroje a jejich části lze zařadit do sbírky každý kus jako jeden sbírkový předmět nebo z některých nálezů, např. ze zdobených či profilovaných okrajů nádob, vytvořit soubor a ten zařadit do sbírky (a řádně v evidenčním záznamu popsat) jako jeden sbírkový předmět.  V případě keramických zlomků z těl nádob, identifikovatelných pouze s využitím měření či vážení, byste se měli jednoznačně rozhodnout pro zapsání celého souboru 150-ti zlomků jako jednoho sbírkového předmětu. Ne proto, že vyhotovení 150-ti evidenčních záznamů s řádným popisem (tedy s pomocí měření či vážení!) je mnohem pracnější než vyhotovení jednoho evidenčního záznamu, v němž se popíše celý soubor – i když ani to jistě není zanedbatelné. Ale proto, že pro sbírku vlastně jeden sbírkový předmět, jímž je jeden obtížně identifikovatelný zlomek z těla nádoby, vlastně nemá valný význam. Dobře to lze pochopit, když si představíme situaci, že se sbírkový předmět ztratí. Se ztrátou souboru 150-ti keramických zlomků se ztratí i významná informace o pravěkém či středověkém osídlení, přinejmenším ta o kvantitě nálezů na dané lokalitě. Vznikne škoda, sbírka utrpí. Když se ale ztratí jeden sbírkový předmět, jímž je jeden ze 150-ti keramických zlomků z těla nádob, žádná závažná informace se neztratí, škoda nevznikne prakticky žádná. A můžeme se ptát – proč byl do sbírky zařazen sbírkový předmět, jehož ztrátou sbírka nijak neutrpí?