Vydáním osvědčení o zápisu Vaší sbírky do CES přestala být sbírka souborem jednotlivostí, ale stala se jednou věcí hromadnou [1]. Tu je třeba uchovávat v její celistvosti [2] tak, jak byla do CES zapsána, samozřejmě s výjimkou zařazování nových přírůstků, což je jen a jen na vás,  a vyřazování předmětů ze sbírky, což je ale možné pouze z důvodů uvedených v zákoně. Uchovávat sbírku v její celistvosti je možné jen tak, že budete dbát na uchování každého jednotlivého sbírkového předmětu, který je její součástí. To předpokládá, že budete sbírku a jednotlivé sbírkové předměty  především:

a)     chránit před ztrátou, krádežemi a vloupáním t.j. přinejmenším  ji budete uchovávat v prostorách se zabezpečenými vstupy (dveře a okna) a zajistíte ochranu sbírkových předmětů před krádeží při jejich prezentaci, transportu atp.

b)    chránit před nepříznivými vlivy prostředí, v němž jsou sbírkové předměty uchovávány (teplota,  vlhkost  a jejich výkyvy, prašnost, chemické vlivy, biologičtí škůdci atp.). [3]

Už nejde jen o to, že se vám ztratí, bude odcizen nebo zničen cenný předmět, ale zejména o to, že tím bude znehodnocena sbírka muzejní povahy.

            Pro ochranu sbírkových předmětů před krádežemi a vloupáním je třeba postupovat vždy od těch nejjednodušších (obvykle také nejlevnějších) opatření k těm složitějším (a obvykle také dražším). Nejprve si ale ujasněme, co vlastně od zabezpečení objektu či prostoru, kde jsou sbírkové předměty uloženy, máme požadovat.  Možná se vám to zdá jasné, musí přece zabránit krádeži nebo vloupání. Jenže ouha… takové zabezpečení ještě nikdo nevymyslel, neexistuje. Musíme být tedy skromnější – zabezpečení musí přístup zloděje či lupiče ke sbírkovým předmětům co nejvíce ztížit a cestu k nim mu prodloužit. Toho docílíme především s pomocí mechanických zábran. Proto dříve než budete přemýšlet o elektrických signalizačních systémech (EZS) nebo o kamerovém systému, investujte do dveří, zámků, dveřních a okenních mříží, uzamykatelných skříní… Teprve potom je čas na případnou instalaci EZS a kamer. EZS má navíc smysl jen tehdy, když je signalizace vyvedena na pult policie nebo bezpečnostní agentury, které mohou proti zlodějům a lupičům zasáhnout. Když je systém mechanických zábran a EZS doplněn ještě třeba 24 hodinovou ostrahou objektu se psem, je ochrana takřka dokonalá, pokud je to ovšem vše nastaveno tak, aby čas, který potřebuje lupič k tomu, aby se dostal k předmětu svého zájmu, tj. ke sbírkovým předmětům, zmocnil se jich a objekt opustil, byl delší nebo alespoň stejný, jako čas, který uplyne od spuštění signalizace (např. rozbitím okenního skla) do příjezdu zásahové jednotky.  Jinými slovy, ten čas, který má k dispozici lupič, musí být co nejdelší a k tomu slouží ty mechanické zábrany. A záleží na detailech – je např. rozdíl v tom, když se lupič musí potýkat s vnější okenní mříží nebo s vnitřní. Na překonání té vnější bude mít spoustu času, protože signalizace nejspíš nebyla ještě spuštěna, zatímco na překonání té vnitřní mříže už bude mít čas velmi omezený, protože před tím už nejspíš, rozbitím okenního skla, signalizaci spustil. Ano, víme, že takovou dokonalou, kombinovanou, ochranu si nemůže dovolit každý, a tak se vraťme k těm jednoduchým a levnějším, mechanickým zábranám. Pořiďte si dobré dveře, opatřete je mřížemi a bezpečnostními zámky, do oken nechte vsadit vnitřní mříže. Riziko úspěšného napadení tak alespoň snížíte. I na to můžete – podle možností rozpočtu Ministerstva kultury – dostat finanční dotaci.

            Postup od nejjednodušších opatření ke složitějším je vhodný také při zajišťování ochrany proti nepříznivým vlivům prostředí. Pro sbírkové předměty je největší hrozbou kolísání vzdušné vlhkosti a teploty, vyvolané nejčastěji změnami vnější teploty a vlhkosti v souvislosti se změnami počasí a ročních období. To nejmenší, co proti tomu můžete dělat, je zajistit možnost přiměřeného temperování depozitářů a přiměřeného větrání. Existuje dnes více možností, jak teplotu a vlhkost měřit, jednoduchými měřidly, z nichž je nutné naměřené údaje fyzicky odečítat, počínaje a složitými systémy, které nejen měří, ale data také vyhodnocují a zasílají k centrálnímu zpracování, konče.  Ani ten nejdokonalejší měřící systém však sám o sobě sbírkové předměty neochrání, pokud buď sám po naměření nepříznivých hodnot nevyvolá např. regulaci klimatizace anebo nenásledují opatření, která teplotu a vlhkost upraví. Např. je regulováno vytápění (temperování) prostor, kde jsou sbírkové předměty uloženy, jsou tam nainstalovány odvlhčovače nebo zvlhčovače, regulována klimatizace atp. Vždy je třeba dbát na to, aby osoby, které se o sbírkové předměty starají, věděly, jaká opatření mají přijmout, jsou-li naměřené hodnoty nepříznivé. Tato opatření by měla být uvedena v Režimu zacházení se sbírkou nebo jednotlivými sbírkovými předměty, který je správce sbírek povinen vydat podle ustanovení § 9 odst. 1 písm. g) zákona č. 122/2000 Sb.

            Často sbírkové předměty ohrožuje také prach, světlo a biologičtí škůdci (plísně, houby, hmyz, hlodavci, ptáci…). I tady platí, že při zajišťování ochrany sbírkových předmětů je třeba postupovat od nejjednodušších opatření ke složitějším.

            Bohužel, stále se zapomíná na to, že sbírkové předměty významně ohrožuje „muzejník“, pokud s nimi z nevědomosti nebo nedbalosti nesprávně zachází.  A také na to, že ani nejdokonalejší péče o sbírkové předměty v depozitářích či ve výstavních síních nezabrání jejich poškození, není-li jim přiměřená péče věnována také třeba při transportech, výpůjčkách, stěhování atp.

Základní informace o tom, jak všem uvedeným, ale i dalším vlivům ohrožujícím sbírkové předměty čelit, najdete např. v publikaci „Úvod do muzejní praxe. Učební texty základního kurzu Školy muzejní propedeutiky Asociace muzeí a galerií České republiky“, kterou AMG vydala v roce 2010 (Jan Josef „Úvod do preventivní konzervace“, str. 161-244).