Jednou z obligátních činností při správě sbírky je její „upgrade“ v centrální evidenci Ministerstva kultury. Jedná se o povinnost plynoucí z §7 odst. 2 zákona č. 122/2000 Sb. Ten vyžaduje (ještě stále) písemné podání žádosti což prakticky obnáší zaslání příslušného formuláře s podpisem statutárního zástupce vlastníka sbírky, tedy např. ředitele muzea, které se o příslušnou sbírku dle zřizovací listiny stará.

Formulářem je míněn výstup z datového zpracování požadavků na vložení nových čísel sbírkových předmětů či úpravy stávajících u příslušných podsbírek v systému CESonline. Vedle něj bývá vhodné přiložit zdvořilostní dopis, kde je mimo jiné uvedeno, kdo žádost za muzeum zpracoval, aby se v případě nejasností vědělo s kým má být věc při vyřizování řešena. V dopise je rovněž místo na požadavky například změny adresy, upozornění na provedení změn „nečíselných“ – textových a obrazových charakteristik. Tyto musí ministerstvo totiž potvrdit, jinak nebudou pro veřejnost viditelné, apod. Veškeré povinné přílohy by měly být součástí datových změn v systému (form C1 – C15).

Pokud zvládne muzeum poslat formulář s elektronickým podpisem a datovou schránkou, je to v současnosti asi nejrychlejší způsob podání žádosti. Jinak je možné stále použít cestu listinnou a klasickou poštu. Adresátem je Ministerstvo kultury, Maltézské náměstí 1, 118 11 Praha 1. Tedy nikoli jméno pracovníka úřadu (to se může měnit). Podatelna přebírající žádost ji nasměruje na příslušný stůl či počítač.

Výše uvedená procedura by měla být součástí vnitřní směrnice a ta tzv. režimu správy sbírky, což je další povinnost plynoucí ze zákona. Směrnicí statutár určí kdy a jak se aktualizace v muzeu provádí.

Pokud by chtěl správce sbírky něco k provedení aktualizace konzultovat přímo s ministerstvem, je doporučeno naformulovat dotaz na ces@mkcr.cz.