Toť otázka. Pravděpodobně se s ní setkal každý, kdo řešil provedení aktualizace sbírky v centrální evidenci Ministerstva   kultury. Otázka je to stará více jak dvacet let, a tak si připomeňme oč vlastně jde (a proč se to někdy plete). Na úvod si připomeňme, že jednou z hlavních povinností při správě sbírky muzejní povahy, podle zák. č. 122/2000 Sb. o ochraně sbírek muzejní povahy, v platném znění, je uchovávat sbírku v její celistvosti tak, jak byla zapsána do centrální evidence, s výjimkou vyřazení sbírkových předmětů ze sbírky. V případě zanedbání této povinnosti se dopustí podle § 14 tohoto zákona přestupku, za který lze uložit pokutu až do výše 1 000 000 Kč.

Podle § 9 odst. 1 písm. j) uvedeného zákona lze ze sbírky zapsané v centrální evidenci Ministerstva kultury vyřazovat sbírkové předměty pouze z důvodů jejich neupotřebitelnosti, přebytečnosti, výměny nebo ztráty a dbát, aby údaje ve sbírkové evidenci byly v souladu se skutečným stavem a s údaji v centrální evidenci. Sbírkový předmět je neupotřebitelným, je-li nevratně poškozen nebo fyzicky dožil. Sbírkový předmět je přebytečným, neodpovídá-li charakteru sbírky a nezhodnocuje ji.

Neupotřebitelnost tedy spočívá ve fyzické podstatě předmětu, která již není kvalitativně taková, jako byla v době jeho zapsání do sbírky. Skleněná váza se neopravitelně rozbila, nerosty se přirozenou oxidací rozsypaly, stejně jako např. některé typy plastových věcí. Mohlo se stát, že v minulosti špatně nastaveným depozitárním režimem utrpěly, třeba textilie, fatálně polétavým hmyzem. Není žádoucí takové předměty trvale uchovávat. Procesně je potřeba poslat na ministerstvo žádost o aktualizaci výčtu evidenčních čísel a v její rámci zohlednit i tento případ – návrhem kurátora na vyřazení, kde je podrobněji specifikován důvod. Pokud jde o řešení nápravy chyby při ochraně, je nutné i sdělit jaká nápravná opatření byla podniknuta (systematické plynování, kontrola a úprava klimatu, konzervační zásahy na ostatních předmětech…). Kódové označení v elektronickém systému CES je C8.

Přebytečnost předmětu pro sbírku je jeho zbytnost, kdy i přesto že je „fit“ tak jeho zařazení v celku sbírky nemá opodstatnění, předmět v ní přebývá čili je navíc, nezapadá do sbírkotvorné koncepce. Může se jednat o solitér, který byl kurátorek do sbírky zařazen omylem, či záměrně ve víře že se vytvoří nějaká další sbírková řada, což se ale nepodaří či je přehodnoceno a od tohoto záměru upuštěno. Může se rovněž jednat o multiplikát, kdy se sbírce tímto vyřazením „ulehčí“. Do této kategorie přísluší i změna vlastníka předmětu např. plnění restitučního nároku. I zde je nutné v žádosti do centrální evidence návrhem kurátora ozřejmit okolnosti vyřazení. Kódové označení v elektronickém systému CES je C9.

Vyřazením pro přebytečnost se řeší i výměna předmětu za jiný, který sbírku lépe zhodnotí (C9).

Ztrátou je míněno opětovné nedohledání předmětu v rámci prováděné inventarizace sbírky a není důvodné podezření, že byl odcizen. Ztráta se začleňuje pod neupotřebitelnost ve smyslu fyzické potřebnosti pro sbírku, která je však narušena nepříznivými okolnostmi (lidský faktor). V systému CES se řeší C8.

Povinné přílohy – sdělení kurátorů je možné vypracovat do vzoru, který je k dispozici na webu Ministerstva kultury - Metodický pokyn k provádění některých činností souvisejících s tvorbou sbírek, péčí o sbírky a vývozem sbírkových předmětů do zahraničí, č.j. 14639-2 | mkcr.cz (gov.cz)

Ministerstvo po organizacích jimi zřizovaných vyžaduje i vyjádření (protokol) z jednání poradního sboru pro sbírkotvornou činnost (vzor tamtéž). Obdobně je doporučeno pro ostatní

POZOR! Je nutné pamatovat na to, že z legislativního hlediska se předkládá NÁVRH na změnu v evidenci sbírky, takže až po jeho schválení ministerstvem je možné předměty ze sbírky fyzicky i evidenčně vyřadit (označení VYŘAZENO s odkazem na příslušnou žádost). Až poté je možné s předměty nakládat „nesbírkově“. Buď se z nich stanou např. edukační pomůcky, či budou fyzicky likvidovány. Zde je nutné ještě upozornit na to, že předměty sice nejsou sbírkové, ale stále jsou v majetku (ve správě) organizace, a tudíž by se měly ošetřit i účetně.     

 V systému CES se vyřazení řeší volbami přes ikony na pravé straně řádků evidenčních čísel.