Při zápisu do Centrální evidence sbírek muzejní povahy Ministerstva kultury (CES), je podle zák. č. 122/2000 Sb. určeno, jaké obory sbírku tvoří. K tomu je určeno na žádosti 23 typů. Od geologické po vědu, techniku a průmyslovou výrobu. Vedle těchto typizovaných je možná volba dalších, „volných“ názvů. Takto je sbírky zapsána a určena v CES. V průběhu času a případné úpravě sbírkotvorné koncepce je možné, že vlastník nebo správce sbírky bude mít potřebu změnit původní obsah sbírky jejím rozšířením o další část. V systému CES online je postup následující:

V části „Podsbírky“ přidá ikona PLUS další část. Je nutné vyplnit název, vybraný z číselníku 1-23, nebo zvolit další, vlastní název 24 -, pokud se jedná o mono tematický celek (např. 24 – další – fotografie Václava Rutara). Pokud ne, volí se 25 – jiná, kde jde zpravidla o část víceoborovou (např. vlastivědná podsbírka). Vytvoří se textový obsah pro území, období a předměty podsbírky.

Tyto charakteristiky se dále doplní o povinnou obrazovou dokumentaci podle vyhlášky č. 275/2000 Sb. Jde o určitý počet fotografií – pokud má nová podsbírka celkově méně než 5000 sbírkových předmětů, pak se do systému vloží 25 snímků, které se doplní o 3 anonymní snímky depozitárního prostředí (ukázka odborné péče). Pokud je celkový počet vyšší, vloží se do systému snímků 50. Všechny fotografie se opatří popisy.

Takto textem a obrazem charakterizovaná část se doplní evidenčními čísly (ikona Zobrazit předměty – PLUS/přidat). Zde se vkládají čísla nová – přírůstková (C1) nebo inventární (C15). Vytvořit „číselný“ obsah je možné i převodem z jiné podsbírky. V té původní se označená evidenční čísla přes tlačítko „Další operace“ volí „Přesunout do jiné podsbírky“. Jedná se o form C14 – C13.

Pro vytvoření požadavku na ministerstvo o aktualizaci sbírky, se dále postupuje běžným způsobem – aktualizuje se nová podsbírka a případně i další. Ve výsledku při aktualizaci celé sbírky a tisku žádosti – „Průvodního listu“ se k žádosti připojí „Průvodní dopis“ správce sbírky, kde je zdůvodněna potřeba vytvoření nové oborové části.