V evidenčním záznamu v chronologické evidenci nelze škrtat, mazat ani jiným způsobem činit nečitelným to, co tam bylo při jeho pořízení zapsáno. Je tomu tak proto, že údaje zapsané při zařazování předmětu do sbírky, t.j. při vyhotovování prvního evidenčního záznamu, mohou být později už nedostupné a při jejich odstranění se tudíž ztratí. Nejsme neomylní, a tak i údaje, které dnes pokládáme za chybné nebo nadbytečné, a proto by měly být odstraněny, mohou být správné a důležité a při jejich posuzování se mýlíme my. Při uchovávání sbírkových předmětů po staletí by tak v některých případech odstraňování nebralo konce. Jenže údaj o uložení sbírkového předmětu se mění, některý předmět může být přemístěn třeba i několikrát za rok. Údajů o uložení by tak bylo časem v evidenčním záznamu několik, přičemž platný by byl jen ten poslední. To by bylo velmi nepraktické, v záznamech vedených v tradičních inventárních nebo přírůstkových knihách by pro ně ani nebylo místo. Přesto je nutné zajistit, aby podle evidenčního záznamu mohl být předmět vyhledán, jinak je evidence n e p r ů k a z n á. Méně vhodným způsobem, jak průkaznost zajistit je zapsání údaje o lokaci do evidenčního záznamu obyčejnou tužkou a údaj je při změně místa uložení vymazán a nahrazen aktuálním. Vymazání je možné, protože se nejedná o údaj povinný a zákaz vymazání se na něj tudíž nevztahuje. Šetrnějším způsobem je pořízení lokačního seznamu (zpravidla v elektronické podobě), v němž jsou uvedena evidenční čísla z evidenčního záznamu, a k nim je přiřazen údaj o lokaci. V takovém seznamu lze kdykoliv provádět změny.

Je zarážející, že ačkoliv jen opakuji známé skutečnosti, takřka při každé kontrole dodržování zákona se setkáváme s nedbalým zpracováním evidenčních záznamů jak po stránce obsahové, tak po stránce formální (autentizace). Jednou z častých příčin je to, že kurátoři sbírek si nepřipouštějí, že evidenci zpracovávají nejen pro sebe (a pro formální dodržení zákona), ale také pro své následovníky. Nepřikládají evidenčním záznamům význam, který jim náleží, protože řadu informací o sbírkových předmětech mají poznamenaných v různých pomocných materiálech nebo je prostě „nosí v hlavě“ a evidenční záznamy tak vlastně pro svou každodenní práci nepotřebují. Nevadí jim proto, že není schopen podle evidenčních záznamů sbírkové předměty ani identifikovat, on prostě ví, že se jedná o ten či onen sbírkový předmět. Jen se musí zahloubat do nějakých svých poznámek, někdy třeba jen na útržcích papíru. Nepřemýšlí o tom, že třeba za třicet let, žádné jiné údaje než jsou ty na evidenčním záznamu, nebudou k nalezení, nepřipouští si, že z jakéhokoliv důvodu už zítra nemusí v muzeu pracovat a jeho nástupce se v jeho poznámkách nebude orientovat a bude odkázán pouze na evidenční záznamy. Evidenční záznamy často také vyhotovují zaměstnanci bez odpovídajícího vzdělání podle narychlo učiněných (často doslova načmáraných) poznámek kurátora a správnost záznamu už pak nikdo nezkontroluje. Kurátoři si neuvědomují, že kvalitně vedená sbírková evidence představuje základní formu odborného zpracování sbírky, evidenci mnohdy chápou jako rutinní, ryze administrativní činnost, kterou s odborným zpracováním sbírky nespojují. Vůbec si nepřipouštějí, že s jejich odchodem se ale řada informací může ztratit úplně (z neznalosti věci budou třeba vyhozeny) nebo budou obtížně dohledatelné. Možná je to důsledek obecného rozporu mezi „věčností“ sbírky a „dočasností“ působení kurátora, který může být lidsky pochopitelný, ale v každém případě je třeba takový přístup považovat za neprofesionální. Pro muzeum je specifické, že vše, co je vykonáváno kolem sbírky, musí být vykonáváno s ohledem na její dlouhodobé uchovávání a využívání budoucími generacemi!

Pro profesionálně vedené muzeum je zpracovávání evidenčních záznamů „gruntem muzejního řemesla“. Bohužel, velmi často to tak vnímáno není, o čemž svědčí tisíce nedbale vyhotovených záznamů typu „sklenička skleněná“, „truhla dřevěná“, „zlomek nádoby“, „zlomek kosti“ atp. Kvalitní, dvoustupňová evidence sbírkových předmětů je to, co především odlišuje profesionální tvorbu sbírky muzejní povahy od činnosti amatérského sběratele. Dalo by se snad pochopit (nikoliv omluvit), že méně kvalitní evidenční záznamy budou ty, které byly pořízeny před desítkami let, kdy v muzeu pracovali třeba jen neplacení pracovníci. Jenže ono je to často naopak – ty nejméně kvalitní záznamy jsou ze současnosti, kdy v muzeu pracuje zaměstnanců pětkrát víc a s odborným vzděláním.

Často pyšně (ale pravdivě) říkáme, že pracujeme se sbírkami „nevyčíslitelné ceny“, s národním pokladem. Evidence je však leckde horší než ve skladu hřebíků. Skladník v takovém skladu si nemůže dovolit neuvést vůbec nebo uvést nepřesně či chybně údaje o jednotlivých druzích hřebíků, protože by mu to zkomplikovalo práci při vyřizování objednávek a expedici. V případě správců „národního pokladu“ se ale někdy zdá, že snad ani se sbírkou nepracují, když se dlouhodobě spokojí s doslova primitivními záznamy (ale také s nepřehledným uložením sbírkových předmětů, s absencí lokačních seznamů atp.), což jim musí práci se sbírkou velmi komplikovat a snižuje to její využitelnost.

Zpracoval: RNDr. Jiří Žalman

Prameny:

• Zákon č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní hodnoty a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů
• Vyhláška Ministerstva kultury č. 275/2000 Sb., kterou se provádí zákon č. 122/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů
• Metodický pokyn Ministerstva kultury, čj. 53/2001
• Žalman, J. a kolektiv: Příručka muzejníkova I, AMG, druhé upravené vydání, Praha 2010
• Úvod do muzejní praxe. Učební texty základního kurzu Školy muzejní propedeutiky AMG, Praha 2010
• Poznatky z kontrol dodržování zákona č. 122/2000 Sb., prováděných MK

Ke stažení: Metodický text PROČ NENÍ JEDNÍM Z POVINNÝCH ÚDAJŮ EVIDENČNÍHO ZÁZNAMU ÚDAJ O ULOŽENÍ SBÍRKOVÉHO PŘEDMĚTU

Zdroj obrázku: http://ces.mkcr.cz/cz/sb.php?evc=ZMO/002-05-07/150002