Na první část otázky by stačilo odpovědět, že to je prostě proto, že to tak stanoví vyhláška, která byla přijata v době, kdy zdaleka ještě ve všech muzeích počítačová databáze neexistovala a v mnohých muzeích nebyl k dispozici ani počítač. Kromě tohoto formálního důvodu ale existuje ještě důvod věcný. Jsou-li sbírkové předměty určeny k trvalému uchovávání, musí být trvale uchovávány i evidenční záznamy k nim, protože předmět bez evidenčního záznamu vlastně není sbírkovým předmětem a jeho schopnost realizovat muzealitu (poznávací a hodnotící vztah ke skutečnosti) je značně snížená. Uchovávat trvale – a bezpečně – záznamy v počítačové databázi z pohledu celého oboru muzejnictví neumíme, ve většině muzeí totiž není zajištěno bezpečné zálohování dat a nelze je ani „nařídit zákonem“, protože není možné zajistit ve všech muzeích pro zálohování potřebné podmínky. V řadě muzeí stále ještě neexistuje počítačová evidence všech sbírkových předmětů a i tam, kde existuje, je pořízení tisku, tj. „papírového“ dokladu tou nejbezpečnější zálohou. Proto evidenční záznam musí být „papírový“.

A proč je nutné evidenční záznamy autentizovat? Údaje ke sbírkovému předmětu (nejen ty, které jsou povinné podle ustanovení § 9 odst. 1 písm. d) zákona č. 122/2000 Sb.) bývají obsaženy v celé řadě dokumentů – např. v nálezových zprávách, v dokladech o nabytí předmětu, v různých poznámkách a záznamech kurátorů, ve starých evidenčních knihách, již nepoužívaných atp. Relevance těchto dokumentů je různá a obvykle jsou všechny v muzeu uchovávány (archivovány), což lze jen doporučit. Nicméně – na rozdíl od oficiálního evidenčního záznamu – se na ně nevztahuje povinnost je uchovávat trvale. Z toho logicky plyne, že musí být jednoznačně a nezpochybnitelně určeno, který dokument je ten „pravý“, obsahuje relevantní a úplné údaje – a je určený k trvalému uchování v zákonem stanovené sbírkové evidenci podle ustanovení § 9 odst. 1 písm. d). Zároveň musí být evidenční záznamy podle možností nějak chráněny před možným falšováním identity záznamu, t.j. musí být zřejmé, do jaké sbírky sbírkový předmět patří. Nejjednodušším způsobem je označení evidenčních záznamů, knihy nebo samostatných katalogizačních listů, evidenčním číslem, pod nímž je sbírka zapsána v CES. Toto evidenční číslo je jedinečné a lze z něj odvodit název sbírky, vlastníka sbírky a správce sbírky. Tento způsob autentizace, který stanoví vyhláška č. 275/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, také řeší problémy při případných změnách vlastnictví sbírky, názvu správce sbírky (muzea) atp. Všechny tyto změny se musí promítnout do zápisu sbírky v CES a prostřednictvím evidenčního čísla sbírky v CES je možné se vždy dostat k aktuálním údajům.

Častou námitkou je, že autentizace tisíců – a v některých případech statisíců i milionů – evidenčních záznamů je natolik pracná, že tuto povinnost nelze splnit. Ano, představa, že si někdo bude moci sednout ke statisícům katalogizačních listů a bude je buď razítkovat a podepisovat nebo označovat evidenčním číslem sbírky, byla v době nabytí účinnosti zákona skutečně bizarní. Dnes je ale situace zcela jiná. Dnem nabytí účinnosti zákona byla v muzeích a galeriích také zahájena povinná inventarizace sbírkových předmětů s tím, že celá sbírka musí být zinventarizovaná do 10-ti (ve většině muzeí a galerií), případně do 15-ti nebo 20-ti let. Inventarizací je, podle ustanovení § 12 odst. 1 zákona č. 122/2000 Sb., ověřování souladu evidenčních záznamů jednotlivých sbírkových předmětů se skutečností. Desetileté inventarizační období již skončilo, patnáctileté vstupuje do své poslední třetiny. V uplynulých deseti letech tudíž měli kurátoři sbírek všechny nebo větší část evidenčních záznamů v ruce a měli tudíž možnost je průběžně autentizovat (označit je evidenčním číslem sbírky nebo úředním razítkem a podpisem odpovědné osoby). Bylo to poměrně jednoduché a jen málo pracné. Bohužel, muzea a galerie ale tuto možnost většinou promarnily – v marné naději, že přece nikdo nemůže chtít, aby zaměstnanci všeho nechali a zasedli ke statisícům záznamů a označovali je…

Zpracoval: RNDr. Jiří Žalman

Prameny:

• Zákon č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní hodnoty a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů
• Vyhláška Ministerstva kultury č. 275/2000 Sb., kterou se provádí zákon č. 122/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů
• Metodický pokyn Ministerstva kultury čj. 53/2001
• Žalman, J. a kolektiv: Příručka muzejníkova I, AMG, druhé upravené vydání, Praha 2010
• Úvod do muzejní praxe. Učební texty základního kurzu Školy muzejní propedeutiky AMG, Praha 2010
• Poznatky z kontrol dodržování zákona č. 122/2000 Sb., prováděných MK

Ke stažení: Metodický text PROČ MUSÍ MÍT EVIDENČNÍ ZÁZNAMY V DOBĚ POČÍTAČŮ „PAPÍROVOU“ FORMU A PROČ MUSÍ BÝT AUTENTIZOVANÉ

Zdroj obrázku: http://ces.mkcr.cz/cz/sb.php?evc=ZMO/002-05-07/150002