Podle ustanovení § 2 odst. 2 zákona č. 122/2000 Sb. je sbírkovým předmětem buď věc movitá či nemovitost nebo soubor těchto věcí. Kdy může být sbírkový předmět tvořen souborem věcí movitých či nemovitých stanoví § 2 odst. 2 vyhlášky č. 275/2000 Sb., ustanovení § 2 odst. 1 vyhlášky č. 275/2000 Sb. pak upravuje možnou odlišnost od běžného evidenčního záznamu v takových případech. Proč je tento způsob tzv. hromadné evidence umožněn? Většinou se má za to, že jediným důvodem je to, že by v některých oborech (archeologie, botanika, entomologie…) byla klasická evidence typu sbírkový předmět = jedna věc movitá nebo nemovitá nezvladatelná, a tak „hromadná“ evidence představuje ulehčení práce, jakousi z nouze ctnost. Tak tomu ale není. Profesionálně vedená sbírka není o tom, abychom měli na policích, jako pečliví sběratelé, vzorně vyrovnané „starožitnosti“, ale o tom, aby sbírku tvořily takové sbírkové předměty, které ji zhodnocují, tj. přispívají k její schopnosti vypovídat o přírodě nebo společnosti. A takovým sbírkovým předmětem je v některých případech právě soubor věcí. Velmi ale záleží na popisu předmětu v evidenčním záznamu. Je třeba nejen konstatovat, že se jedná o soubor věcí, soubor je nutné nezaměnitelně popsat – jako jakýkoliv sbírkový předmět, který tvoří věc jedna. Proto opakovaně zdůrazňuji, že se v případě tzv. hromadné evidence nejedná o zaevidování více sbírkových předmětů prostřednictvím jednoho evidenčního záznamu, ale o zaevidování jednoho sbírkového předmětu, který je tvořen souborem věcí. Ze záznamu musí být zřejmé, jaký je důvod toho, že sbírkový předmět tvoří soubor věcí, tj. co věci spojuje. A v popisu sbírkového předmětu musí být popsání tohoto důvodu věnována náležitá pozornost.

Ničím nepodložený je tudíž názor, že „nejlepším způsobem evidence je model jeden sbírkový předmět = jedna věc, neplatí to totiž zdaleka vždy. Naopak, někdy může takový názor vést k neřešitelným problémům, kdy dochází doslova k „zadušení vlastními sbírkovými předměty“. Zejména v oborech, kde převažují fragmenty (paleontologie, archeologie) nebo v oborech, kde se sbírají velké kolekce věcí jednoho druhu, což má význam pro studijní účely (botanika, entomologie).

Při rozhodování, zda jako sbírkový předmět bude do sbírky zařazena jedna věc movitá nebo soubor věcí movitých, hraje významnou roli možnost věc nezaměnitelně popsat. Ta je u některých jednotlivin (např. zlomky z těl keramických nádob, fragmenty kostí, často přesně neurčených, fragmenty kamenných či kovových nástrojů atp.) takřka nulová, pokud pomineme absurdní měření či vážení takových věcí. Tyto jednotliviny získané z jedné lokality, jednoho sběru či výzkumu, z jednoho objektu, patřící jedné kultuře… bývají někdy nerozlišitelné, a proto by musely být i jejich evidenční záznamy totožné. Totožné evidenční záznamy jsou však v rozporu se smyslem evidence, protože podle nich nelze jednotlivé sbírkové předměty rozlišit. Soubory takových věcí však nezaměnitelně popsat obvykle možné je, pokud najdeme to, co je spojuje – a odlišuje od jiných podobných souborů (lokalita, objekt…).