Datum konání: 30. 11. 1999

Vyhledáváním sbírkových předmětů se podrobně věnuje metodický pokyn Ministerstva kultury čj. 4688/2007, Správnost a průkaznost sbírkové evidence…, z něj připomeňme to nejdůležitější – sbírková evidence, která neumožňuje, aby podle ní byly sbírkové předměty vyhledány, je neprůkazná. A zabývejme se nyní už pouze obecnými zásadami vyhledávání.

Mají-li být sbírky uchovány pro příští generace, měli bychom dbát na to, aby se ti, kdo přijdou po nás, v tom odkazu mohli také bez potíží orientovat

Z vlastní zkušenosti z práce v muzeu vím, a potvrzují to i zkušenosti jiných kurátorů sbírek, že je možné uchovávat povědomost o lokaci třeba i tisíců sbírkových předmětů „v hlavě“. Kurátor sbírky, který se sbírkou řadu let pracuje, prostě ví, kde který sbírkový předmět najde a žádné pomůcky k tomu nepotřebuje, každý sbírkový předmět – někdy až neuvěřitelně „na první dobrou“, jindy po několika pokusech – najde. Tedy pokud nezapomene, že je předmět na výstavě, v konzervátorské dílně anebo je někomu zapůjčen. A když nevystačí s hlavou, má k ruce všelijaké poznámky, značky na skříních atp. A tak žádné pomůcky nemá, někdy je na to dokonce pyšný, rád předvádí, jak se ve „své“ sbírce perfektně vyzná. No, a protože údaj o uložení předmětu nepatří k povinným údajům v evidenčním záznamu (důvody, proč tomu tak je najdete ve výše citovaném metodickém pokynu) a kurátor všechny sbírkové předměty bezpečně najde, zdálo by se, že se muzeu, kde to takto chodí, vlastně nedá nic vytknout. Jenže problémy nastanou ve chvíli, kdy kurátor s dokonalou prostorovou pamětí z muzea odejde… Jeho nástupce aby si zoufal, sbírkové předměty nevyhledává, ale pracně po nich pátrá. Při jedné kontrole dodržování zákona č. 122/2000 Sb., která se uskutečnila právě po nástupu nového kurátora a správce depozitáře, muselo být konstatováno, že některé sbírkové předměty nebyly nalezeny – ani v průběhu dvou dnů je nový kurátor najít nedokázal, třebaže – jak se ukázalo později – v depozitáři byly. Vyhovět kontrole ale není tím nejdůležitějším důvodem pro zavedení logického systému lokace sbírkových předmětů. Takový systém je předpokladem efektivní správy sbírkových předmětů (uchovávání sbírky v její celistvosti jako jedné věci hromadné) a efektivního využívání sbírkových předmětů pro prezentační a badatelské účely.

Přehledně uspořádaný depozitář

Pro snadné vyhledávání sbírkových předmětů je nezbytný logicky zpracovaný orientační systém v depozitáři, tj. označené prostory, řady regálů či skříní, označení jednotlivých regálů a skříní, označení polic, případně zásuvek v regálech nebo ve skříních. Vhodnou pomůckou jsou plány depozitářů, na kterých jsou zakresleny a označeny nejen prostory, skříně, regály a jejich řady, ale schematicky třeba také jednotlivé sbírkové předměty s uvedením jejich evidenčních čísel, to v případě volně uložených, velkorozměrných předmětů. V depozitáři by neměly být uloženy jiné předměty, které nejsou součástí sbírky ani netvoří doprovodnou dokumentaci ke sbírce. Pokud to pro nedostatek jiných prostor nelze zajistit, musí být „jiné“ předměty od sbírkových alespoň zřetelně odděleny.

Lokační seznamy

K vyhledávání sbírkových předmětů slouží lokační seznamy. Takovým lokačním seznamem je buď samotná sbírková evidence, pokud jsou údaje o lokaci vedeny – jako nepovinné údaje – v evidenčních záznamech anebo se jedná o zvláštní seznamy evidenčních čísel zpracované podle uložení sbírkových předmětů v jednotlivých prostorách depozitáře, regálech a skříních, ale také podle jejich uložení na policích, závěsných roštech či v zásuvkách regálů a skříní a v různých typech obalů (krabice, složky a desky, šanony, kontejnery, sáčky atp.). Je výhodné, když jsou k dispozici nejen v databázi počítače nebo vytištěné ve složce, ale také umístěné přímo na regálech, skříních, krabicích atp.

Označení sbírkových předmětů evidenčními čísly

Pro vyhledávání sbírkových předmětů slouží evidenční čísla uvedená, jako povinný údaj, v evidenčních záznamech, případně v lokačních seznamech – a na sbírkových předmětech. Efektivita vyhledávání sbírkových předmětů závisí na snadném nalezení evidenčních čísel na sbírkových předmětech nebo na obalech, v nichž jsou sbírkové předměty uchovávány a na uspořádání sbírkových předmětů na policích, na závěsných roštech, v zásuvkách nebo krabicích. I ve velmi dobře organizovaném depozitáři a s použitím lokačních seznamů může být vyhledání konkrétního sbírkového předmětu stále ještě obtížné, pokud je třeba vzít do ruky více podobných předmětů na polici, v zásuvce či v krabici, což je jednak k těmto předmětům nešetrné a jednak často zdlouhavé. Pracné a zdlouhavé může být i hledání evidenčního čísla na velkorozměrných sbírkových předmětech (např. automobil, lokomotiva). Tyto problémy ale je možné eliminovat, možností je celá řada, např. pořízením schematických plánků rozmístění sbírkových předmětů na policích, poznámkou v lokačním seznamu, na které části předmětu je evidenční číslo umístěno, uložením sbírkových předmětů na polici, v zásuvce či v krabici podle lokačního seznamu odshora dolů či zprava doleva, označením evidenčními čísly nejen samotných sbírkových předmětů, ale také obalů, v nichž jsou uchovávány (složek, obálek…) atp. To vše je řešitelné, pokud se k ukládání sbírkových předmětů přistupuje s tím, že s nimi bude dále pracováno, že efektivní vyhledávání usnadňuje práci – tj. správu a využívání sbírkových předmětů. Bohužel, způsob uložení sbírkových předmětů, často i v těch nejmodernějších depozitářích, vypovídá o tom, že se s jejich využíváním příliš nepočítalo a muzeum se smířilo s tím, že např. inventarizace bude velmi pracná a zdlouhavá.

Kvalita evidenčních záznamů

Jakkoliv je pro vyhledávání sbírkových předmětů důležité evidenční číslo, nelze se na ně zcela spolehnout. Není totiž možné vyloučit, že se číslo stane nečitelným nebo bude při manipulaci se sbírkovým předmětem odstraněno (setřeno, odpadne atp.). Pak nezbývá než sbírkový předmět ztotožnit s evidenčním záznamem podle dalšího povinného údaje v evidenčním záznamu, jímž je „název a stručný popis“. Pokud ovšem je sbírkový předmět popsán jako „sklenička skleněná“, „zlomek nádoby“ nebo „hornina“, je ztotožnění velmi obtížné, případně nemožné.

Přemísťování sbírkových předmětů

Protože se se sbírkou pracuje, jsou sbírkové předměty z depozitářů čas od času přemísťovány, např. do vlastních výstavních sálů, do badatelny, do konzervátorské dílny, anebo zapůjčovány jiným subjektům. Tento pohyb musí být především zaznamenán, a když pomine důvod přemístění, musí být vráceny na původní místo podle lokačního seznamu. Přemísťování sbírkových předmětů by mělo být upraveno v „Režimu zacházení se sbírkou nebo jednotlivými sbírkovými předměty“, vydaném podle ustanovení § 9odst. 1 písm. g) zákona č. 122/2000 Sb. Jaké komplikace mohou nastat při zanedbání těchto povinností, přiblíží nejlépe následující příklad:

„Při změně ve funkci ředitele jednoho menšího muzea v 90. letech minulého století byla nařízena úplná revize (inventarizace) sbírky. Sbírka nebyla řádně spravována, sbírkové předměty nebyly přehledně uloženy, takže revize byla velmi náročná, ale nakonec se vše našlo – s výjimkou tzv. bronzového pokladu, souboru dvaceti archeologických nálezů, který v tom muzeu představoval jeden z nejvýznamnějších sbírkových předmětů. Už, už to vypadalo, že bude muset být podáno trestní oznámení, což by bývalo bylo velmi nepříjemné pro odvolaného ředitele muzea. Nakonec ale byla pod stolem v jedné kanceláři objevena dřevěná bedna, na níž bylo napsáno fixou „výstava 1965“ – v bedně byl ten poklad. Byl tam 30 let, což svědčilo nejen o tom, že sbírkový předmět nebyl po skončení výstavy vrácen do depozitáře, ale v muzeu zřejmě ani neprobíhala inventarizace sbírkových předmětů.“

Shrnutí

• Snadné vyhledávání sbírkových předmětů v depozitáři podle evidenčních záznamů je základním předpokladem efektivní práce se sbírkou, tj. správy sbírkových předmětu a jejich využívání pro prezentační a badatelské účely a je vizitkou „zdravé“ sbírky.
• Sbírková evidence, podle níž nelze sbírkové předměty vyhledat, je neprůkazná.
• Při vyhledávání sbírkových předmětů nelze spoléhat na prostorovou paměť kurátora či správce depozitáře, ale je třeba pro ně vytvořit logický systém.
• Systém musí zaručit, aby vyhledávání sbírkových předmětů bylo nejen k hledanému předmětu, ale také k ostatním sbírkovým předmětům šetrné.

Zpracoval: RNDr. Jiří Žalman

Ilustrační foto: zdroj MK ČR

Ke stažení: Vyhledávání sbírkových předmětů /lokace/